För advokater och jurister kan arbetsdagen innehålla långa perioder då telefonen inte går att besvara. Förhandlingar, polisförhör, klientmöten och andra uppgifter kräver full koncentration, samtidigt som inkommande samtal från klienter, domstolar och myndigheter kan vara viktiga att fånga upp. Telefonpassning kan då fungera som ett stöd som ser till att någon svarar när byråns egen personal är upptagen. För en advokatbyrå handlar tjänsten inte bara om att ta emot ett namn och telefonnummer. Den kan även innebära att samtal kopplas vidare, att mer utförlig information tas emot och att förfrågningar från nya klienter eller domstolar hanteras på ett strukturerat sätt.
Någon svarar även när juristen är upptagen
SvarDirekt har under många år arbetat med advokatbyråer och beskriver tjänsten som en extern advokatsekreterare. Telefonisterna kan täcka upp när juristen inte är tillgänglig och hanterar samtalen med hänsyn till den sekretess och diskretion som verksamheten kräver. Det innebär att en advokat eller jurist kan sitta i en förhandling, ett polisförhör eller ett möte utan att inkommande samtal behöver lämnas helt obesvarade.
För advokatbyrån kan detta vara särskilt betydelsefullt eftersom samtalen kan komma från flera olika håll. En befintlig klient kan behöva lämna information, en potentiell klient kan vilja få kontakt med byrån och en domstol eller myndighet kan behöva nå en jurist. I tjänstens basnivå ingår telefonpassning med möjlighet till koppling vid behov, och klienten får alltid prata med någon. Domstolar och myndigheter kan också nå en telefonist som kan ta emot information eller, om möjligt, upplysa om när juristen kan nås.
Telefonpassningen är därför utformad för att minska risken att viktig information faller mellan stolarna. I stället för att ett inkommande samtal enbart blir ett missat samtal kan telefonisten fånga upp ärendet och föra informationen vidare. Meddelanden med utökad information skickas vidare via e-post och kan även förmedlas genom andra kanaler som tillval. På så sätt får advokatbyrån ett tydligare underlag när juristen återigen har möjlighet att ta hand om ärendet.
Tjänsten kan dessutom hjälpa byrån att fånga upp nya klienter. Telefonisten kan ge information om vilka typer av uppdrag byrån åtar sig och ta emot uppgifter från den som söker juridisk hjälp. För en verksamhet där ett första telefonsamtal ofta är ingången till en ny klientrelation kan det vara viktigt att någon faktiskt svarar och kan ta emot relevant information även när juristerna själva är upptagna.
Telefonpassning kan anpassas efter byråns behov
Behovet av avlastning ser inte likadant ut på alla advokatbyråer. En mindre byrå kan ha perioder under dagen då samtliga jurister är upptagna, medan en större verksamhet kan vilja avlasta befintlig administrativ personal. Tjänsten kan användas både vid tillfälliga behov och under längre perioder, vilket gör att omfattningen kan anpassas efter hur byråns arbetsdag faktiskt ser ut.
SvarDirekt anger att hjälpen även kan användas under vissa delar av dagen. Det kan exempelvis vara på morgonen, under lunchen eller sent på eftermiddagen. Tjänsten kan också tas in med kort varsel vid sjukdom eller annan frånvaro. För advokatbyrån innebär det att telefonpassning inte måste ersätta den egna personalens arbete under hela arbetsdagen. Den kan i stället fungera som ett komplement under de perioder då belastningen eller bemanningssituationen gör det svårt att hinna svara.
Den flexibiliteten är relevant eftersom advokatverksamhet sällan följer ett helt förutsägbart schema. Förhandlingar och polisförhör kan innebära att en jurist är borta från kontoret, samtidigt som klientmöten och andra åtaganden påverkar tillgängligheten. När telefonpassningen kan aktiveras utifrån behov blir det möjligt att skapa täckning utan att varje situation kräver en särskild intern bemanningslösning.
Tjänsten kan också avlasta en befintlig sekreterare eller annan administrativ personal. På så sätt behöver upplägget inte innebära att advokatbyrån väljer mellan egen personal och extern telefonpassning. Den externa hjälpen kan användas parallellt med den interna organisationen, exempelvis när samtalsvolymen är hög eller när den egna personalen behöver fokusera på andra administrativa uppgifter.
SvarDirekt beskriver också möjligheten att undvika bemanningskostnader och investering i växel genom att använda tjänsten. För advokatbyrån blir telefonpassningen därmed en extern funktion som kan användas när behovet finns, samtidigt som telefonisterna arbetar som en förlängning av verksamheten i kontakten med klienter, domstolar och myndigheter.
Samtal från domstolar och nya klienter kan hanteras
För en advokatbyrå kan inkommande samtal ha olika karaktär och betydelse. Det är inte bara klienter som försöker nå en jurist. Även allmänna domstolar och förvaltningsdomstolar kan ta kontakt om förordnanden eller andra frågor. SvarDirekts tjänst för advokater och juristbyråer är därför utformad för att kunna ta emot sådana samtal och föra informationen vidare.
I basnivån kan telefonisterna ta emot och förmedla förenklade förfrågningar om förordnanden, men de accepterar inte förordnandena. I premiumtjänsten är hanteringen mer omfattande. Där kan förfrågningar om förordnanden tas emot och förordnanden kan även accepteras i byråns namn. Det gäller kontakter från bland annat tingsrätt, hovrätt och Högsta domstolen samt från förvaltningsrätt, kammarrätt och Högsta förvaltningsdomstolen.
Skillnaden mellan nivåerna gör det möjligt för advokatbyrån att välja hur långt den externa advokatsekreterarhjälpen ska sträcka sig. För vissa verksamheter kan det räcka att samtalen besvaras och informationen förmedlas vidare. Andra kan ha behov av att telefonisten också kan hantera fler moment i anslutning till domstolarnas förfrågningar.
Samma princip gäller kontakten med potentiella klienter. I stället för att ett nytt ärende riskerar att gå förlorat därför att ingen kan svara kan telefonisten fånga upp samtalet, ge grundläggande information om vilka uppdrag byrån arbetar med och ta emot uppgifter från den som söker hjälp. Juristen kan därefter återkomma när tiden tillåter.
För den som ringer innebär upplägget att kontakten inte behöver stanna vid en telefonsvarare eller ett obesvarat samtal. Det finns någon som kan lyssna, ta emot information och se till att den når byrån. För advokatbyrån skapar det i sin tur en mer sammanhållen hantering av inkommande kommunikation även under perioder då juristerna är svåra att nå.
Mer än att bara svara i telefon
Telefonpassning för advokatbyråer kan omfatta mer än själva samtalsmottagningen. I premiumtjänsten finns möjlighet till kalenderkoppling, och telefonisterna kan vid behov lägga in preliminära bokningar. De kan också boka huvudförhandlingar och andra förhandlingar, klientbesök och polisförhör. Därmed kan en del av den administration som uppstår i anslutning till samtalen hanteras direkt.
Det är särskilt relevant eftersom många av de samtal som kommer in till en jurist handlar om just tider och tillgänglighet. Om telefonisten har rätt förutsättningar att arbeta med kalendern kan kontakten med domstolar, klienter och andra aktörer bli mer direkt. I stället för att alla frågor först måste vidarebefordras för att därefter hanteras i ett separat steg kan vissa bokningsmoment skötas inom ramen för tjänsten.
Premiumtjänsten omfattar även möjligheten att ringa till klienter, domstolar och myndigheter för byråns räkning. Telefonisten kan dessutom söka kontakt med byrån vid behov och hänvisa advokatens telefon för tjänsteärenden. Det förstärker rollen som extern advokatsekreterare och gör tjänsten till ett administrativt stöd snarare än enbart en traditionell svarstjänst.
Den grundläggande funktionen är ändå densamma: när juristen inte kan svara finns någon som kan ta emot samtalet. För advokatbyrån kan det skapa kontinuitet under arbetsdagen och minska risken att klienter, potentiella klienter, domstolar eller myndigheter möts av tystnad när de försöker få kontakt.
SvarDirekt anger att telefonpassningen är tillgänglig på vardagar mellan 7.30 och 17.30 och att hjälpen kan användas ibland, ofta eller löpande. Tillsammans med möjligheten att välja en enklare basnivå eller en mer omfattande premiumtjänst innebär det att upplägget kan anpassas efter hur mycket stöd advokatbyrån behöver.
För en advokatbyrå är värdet av telefonpassning därför nära kopplat till tillgänglighet och informationshantering. Juristerna kan fortsätta arbeta med förhandlingar, polisförhör, klientmöten och andra uppgifter, samtidigt som inkommande samtal tas om hand. När tjänsten dessutom kan fånga upp nya klienter, hantera kontakter från domstolar och i vissa fall hjälpa till med bokningar får advokatbyrån ett stöd som täcker flera av de situationer där telefonen annars riskerar att bli en avbrytande eller svårhanterlig del av arbetsdagen.
Pages: